Cartographie des processus : un pilier essentiel pour gérer et faire circuler la connaissance dans votre entreprise

 

L’évolution rapide du monde professionnel exige des entreprises qu’elles se montrent agiles et prêtes à s’adapter en toute circonstance. Dans ce contexte, la formation continue du personnel aux pratiques de votre entreprise joue un rôle crucial. La question à se poser est: disposez-vous d’informations à jour et détaillées sur les connaissances à transmettre? C’est ici que la cartographie des processus offre toute sa pertinence. Cette démarche a l’avantage d’aider à repérer, classifier et faciliter l’accès aux connaissances et aux compétences de votre entreprise.

Dans cet article, Neuligent vous accompagne pas à pas dans la conception d’un écosystème favorisant le partage des connaissances. En suivant ces 4 étapes, vous pourrez créer votre propre environnement de formation continue. Et vous pourrez vous appuyer pour cela, sur des leviers déjà présents au sein de votre entreprise.

1. Identifier les connaissances et compétences critiques afin de s’assurer de les documenter efficacement

La première activité que vous aurez à réaliser consiste à cerner quelles connaissances ou compétences sont véritablement critiques pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations. L’idée étant de prioriser les éléments importants dans la construction de votre écosystème. En premier lieu un recueil d’information sur le terrain s’impose. Pour cela, voici différentes approches que vous pouvez utiliser:

Questionner vos employé.e.s

Avant toute chose, il est judicieux de recueillir le point de vue de votre personnel sur sa base de connaissances et de compétences critiques. Cela peut se faire aisément au moyen d’un sondage envoyé par email dans toute l’entreprise.

Mener des entretiens personnalisés avec vos expert.e.s.

Cette démarche devrait idéalement être menée par une personne formée à la modélisation des connaissances, car elle saura déceler et recueillir méthodiquement les éléments qui forgent le savoir-faire de vos expert.e.s. Son objectif visera aussi à simplifier l’explication de la connaissance afin de la rendre accessible au plus grand nombre.

Observer de façon formelle ou informelle

Pour compléter le tout, vous pourriez observer sur les lieux de production, comment sont organisées les tâches critiques. Cette étape à l’avantage de révéler vers qui le personnel se tourne pour solliciter un conseil ou encore afin de résoudre une situation problématique. En examinant ces interactions, il est également possible de mieux comprendre les dynamiques d’équipe et d’en identifier les points de contacts importants.

2. La cartographie des processus: catalyseur de connaissances et d’efficacité au sein de l’équipe

Lors de la 2e étape, vous devrez dresser un inventaire des connaissances de l’entreprise. En réalisant une cartographie de vos processus, vous décomposerez les différentes actions constituant une opération ou menant à un livrable. Vous serez ensuite en mesure d’associer chaque étape aux compétences clés nécessaires jusqu’à obtention du résultat. Ainsi, vous comprendrez mieux quelles ressources mobiliser pour mener à bien ces tâches.

En appliquant cette approche aux compétences des experts disponibles, vous obtiendrez une vision plus claire des ressources à votre disposition. Par ailleurs, cette cartographie mettra en évidence d’éventuelles lacunes. Sachant ce qui est essentiel pour réaliser les activités, votre équipe pourra alors mettre en place des actions de formation ciblées. Cela devrait rapidement renforcer la collaboration et favoriser la transmission du savoir-faire interne.

Dans cette perspective, l’application des techniques de questionnement issues de la Programmation Neuro-Linguistique (PNL) s’avèrent particulièrement bénéfique lors de la collecte d’informations auprès des collaborateurs. En optant pour l’accompagnement d’un coach professionnel familier avec ces méthodes, vous pourriez plus aisément:

• Discerner les talents individuels sous ou sur-utilisés,
• Identifier des compétences clés sous ou surestimées,
• Repérer les connaissances et compétences critiques.

Cartographie collaborative : dévoiler les obstacles et redéfinir les stratégies ensemble

Menée en équipe, une modélisation de processus étape par étape favorise l’échange de connaissances et d’expériences au sein de l’équipe de manière significative. D’une part, la représentation visuelle des processus existants constitue une excellente méthode pour unifier la compréhension au sein des membres de l’équipe. D’autre part, elle facilite par la suite le tri des tâches en fonction de leur pertinence, permettant ainsi une réorganisation plus performante.

Participer à la construction visuelle du schéma d’un processus présente aussi d’autres avantages pour l’équipe:

• Encourager les membres de l’équipe à partager leurs perspectives diversifiées: formuler la réalité de chacune des personnes participantes.
• Faciliter la détection d’éventuels obstacles: repérer des blocages, des temps morts et éventuellement du rework.
• Favoriser une approche plus collaborative et inclusive: améliorer les processus de façon transversale.

Lorsqu’elle est bien encadrée, cette méthode de révision de processus, offre un espace de collaboration propice à l’amélioration continue en tirant parti de la diversité des connaissances au sein de l’organisation.

3. Documenter les modèles ensemble : une approche holistique pour développer un savoir-faire organisationnel

Une fois les processus revus et les constats qui en déclinent discutés en équipe, il est essentiel de réfléchir à la façon de garantir l’intégration et la continuité de ces connaissances organisationnelles. Voici des pratiques que vous pourriez considérer :

Optimiser l’accessibilité et la prise en compte des outils de support

Pour s’assurer de la pérennité des connaissances, il conviendra d’utiliser des outils de documentation et de transfert accessibles et appréciés du plus grand nombre. L’adhésion aux nouveaux outils et méthodes représente en effet une étape capitale car c’est un élément clé de la démarche d’amélioration continue.

Personnaliser le transfert de connaissances

L’apprentissage ne se fait pas de la même façon pour tout le monde. C’est pourquoi une approche holistique favorisera une transmission de connaissances qui intègre toutes les facettes de l’individu. En considérant ses capacités intellectuelles, émotionnelles, sociales et physiques, cette approche reconnaît l’importance de la diversité des styles d’apprentissage. Ainsi, elle offre un avantage significatif en permettant une compréhension complète et adaptée à la singularité de chaque apprenant.

Proposer une formation immersive

Favorisez l’assimilation des connaissances à travers des expériences concrètes, en intégrant des opportunités pratiques à chaque étape du processus de développement. De nombreuses occasions se présentent pour pratiquer activement les compétences nouvellement acquises. C’est le cas de la cartographie des processus qui encourage la participation active des apprenants. Ce type d’apprentissage favorise une assimilation naturelle des connaissances, contribuant ainsi à une rétention optimale.

Valoriser l’expérience par la simulation IA

L’IA générative offre maintenant l’opportunité de développer les compétences et d’améliorer la confiance des personnes en les préparant à relever avec succès des défis concrets. Dans cette approche innovante, l’IA personnalise l’apprentissage en fonction de l’apprenant, créant ainsi un environnement propice à l’intégration de nouveaux acquis.

4. Le partage de connaissances : un puissant catalyseur pour stimuler le développement

Optimiser le partage de connaissances et d’expériences au sein d’une organisation va au-delà de la simple documentation du savoir-faire. C’est pourquoi il est essentiel d’établir des mécanismes facilitant le transfert continu de connaissances. Fort heureusement, il est facile d’intégrer des activités complémentaires à vos pratiques habituelles.

Même si cela est informel, votre entreprise fonctionne déjà avec activités de partages et d’échanges qui permettent la circulation de connaissances. Il suffit de peu de chose pour les mettre en lumière et les structurer plus formellement. Voici quelques exemples avec lesquels vous pourriez débuter :

• Réunions d’équipe de projet: habituez-vous à dresser l’inventaire des connaissances et compétences nécessaires pour réaliser ou intégrer tout nouveau projet avec succès
• Plateforme de collaboration: ouvrez des canaux de communication dédiés à l’échange d’expertises afin de questionner rapidement des experts
• Montez une base de connaissance interne: réalisez des capsules de formation, faites des liens vers de la documentation structurée
• Espaces de travail collaboratifs: Appuyez-vous sur les médias sociaux, forums, ou machine à café virtuelle pour communiquer
• Parrainage et mentors: Misez sur le partage d’informations entre les plus expérimentés et les nouveaux employés
• Projet collaboratif transversal: Faites travailler des personnes provenant de services variés sur un objectif commun
• Tour de rôle: habituez votre personnel à transmettre de l’information efficacement à tour de rôle
• Ouvrez vos sessions de brainstorming à de nouvelles personnes internes ou externes à votre organisation.

Développer vos formations sur mesure avec l’IA

Neuligent développe des environnements de formation par simulation à des coûts abordables, offrant une grande autonomie à votre organisation. Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle, la conception de programmes de formation devient remarquablement accessible. Vous pouvez définir des situations d’apprentissage tout en ajustant leur niveau de complexité selon vos besoins.

Pour accroître le réalisme des simulations, vous pourrez définir des traits de personnalité, contribuant ainsi à une immersion plus poussée. Cette personnalisation permet d’adapter les simulations aux besoins d’apprentissage unique à chaque membre de votre équipe. Ainsi, chacun.e bénéficie d’une préparation optimale pour faire face à des interventions spécifiques.

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